Compras

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Compras

O módulo Compras permite a criação de múltiplos processos de compras, possibilitando ao usuário a definição de níveis hierárquicos de liberação de pedidos. Também inclui a sugestão de compras automática, sugestão de compra com base no giro dos produtos, possibilidade de colocar pedidos manualmente, estoque mínimo e máximo estoque alerta.

Através dele é possível manter um registro de auditoria completo de todos os documentos envolvidos de compra, até o momento do pagamento ao fornecedor.

Compõem o módulo Compras

•Cadastro de fornecedores

•Cadastro de produto com informações fiscais, logística e vendas

•Categoria de produtos em níveis

•Sugestão de compra

•Pedido de compra

•Entrada de notas fiscais via XML da NFe do fornecedor

•Integração com o contas a pagar

•Formação de preços

•Atualização de preços com base na margem por categoria

•Controle de verbas de propaganda cooperada (VPC)

•Indicadores e relatórios gerenciais

•Integração com e-commerce

Pedido Compras

Tipo Pedido de Compra

O ERP RS permite que você cadastre vários tipos de pedido de compras, com isso é possível determinar junto com o "Tipo Nota", na entrada dos produtos, se um tipo de nota fiscal se relaciona com o tipo de pedido de compra cadastrado. Para parametrizá-los siga para o menu "Compras", depois "Parametrização" e clique na aplicação "Tipo Pedido Compra".

Tipo Pedido Compras.png

É necessário preencher somente os campos de cor amarela. Preste atenção nos seguintes campos:

"Ind.Aprovar:": Este campo força o pedido de compra, quando criado, se necessitará de ser aprovado por um usuário com permissão ou se qualquer usuário com a capacidade de criar o pedido, pode ele mesmo efetivá-lo.

"Consiste Preço:": A partir deste campo, a nota fiscal que possuir inconsistência de preço dos produtos, se não estiver nos parâmetros "Vr. Tolerância Preço:" ou "%Tolerância Preço:", será automaticamente impedida de ser relacionada ao pedido de compra.

"Consiste Frete:": A partir deste campo, a nota fiscal que possuir inconsistência de valor de frete dos produtos, se não estiver nos parâmetros "Vr. Tolerância Frete:" ou "%Tolerância Frete:", será automaticamente impedida de ser relacionada ao pedido de compra.

Efetuando um Pedido de Compra

O Pedido de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador efetivar uma compra junto a um fornecedor/vendedor específico.

Os processos, usualmente, seguem o seguinte fluxo:

1 - Inclusão do Pedido/Itens

Uma vez incluído, o ERP RS oferece uma série de facilitadores para a manipulação dos itens pertencentes ao pedido.

2 - Fechamento.

O fechamento é necessário para que o pedido seja encaminhado para a conferência/aprovação pelo usuário autorizado.

3 - Aprovação

Quando atendida todas as condições comerciais estabelecidas pela empresa, o comprador -- com o privilégio adequado -- aprova o documento.

4 - Agendamento

A previsão de entrega informada inicialmente pode ser ajustada posteriormente de acordo com as informações acordadas com o fornecedor.

5 - Entrada produtos:

O ERP RS pode ser parametrizado para confrontar(ou não) a Nota Fiscal de entrada com o respectivo Pedido de Compras.

Consulta de Pedido de Compras

Habilita vários filtros para a pesquisa e edição dos pedidos já cadastrados.

A inclusão de um novo Pedido de Compras pode ser feita feita a partir da própria tela de consulta exibida abaixo.ConsultaPedidoCompra1.png

Informações relevantes:

•Clique no botão Consultapedidocompra2.png para incluir um novo Pedido de Compras.

•Informe o período(Dt. Pedido Início/Fim) para filtrar o(s) pedido(s) já registrados.

•O botão 'Relatório XLS' possibilita a geração de um relatório sintético com o(s) pedido(s) selecionados.

Inclusão/edição Pedido de Compras

Inclusaoedicaopedidocompra1.png

Manterhelpativo.png

Informações relevantes:

•Cada Pedido de Compra admite um único Fornecedor.

É possível enviar e-mail, com o Pedido de Compra anexado, para o Vendedor vinculado ao Fornecedor -- Veja item: Vincular Vendedor ao Fornecedor.

•Na inclusão utilize a opção 'Gerar Itens' marcada como  'SIM' para inserir TODOS -- ou uma classificação(categoria) -- itens subordinados ao Fornecedor.

•O ERP RS pode sugerir uma quantidade de compra automaticamente observando o volume de venda do produto:

- No campo 'Dias Compra' indique para quantos dias o estoque será abastecido(cobertura).

- Informe o período de venda para o levantamento.

O saldo atual, bem como os parâmetros de estoque mínimo e máximo, serão considerados para o cálculo.

•O registro da forma de pagamento é muito útil para confrontar os valores/datas pactuados com o Fornecedor com os valores/datas efetivamente praticados.

•O ERP RS registra um histórico de todas as principais ações efetuadas no pedido.

Agendamento

Agendamento de entrada do produto vinculado ao Pedido de Compras aprovado

Agendamento1.png

Fornecedor x Representante

Vincular Vendedor ao Fornecedor

O processo de compra, quase sempre, envolve a figura do Vendedor (Representante/Contato) que responde pelo Fornecedor.

São necessários três passos para incluir e vincular um Vendedor ao Fornecedor:

1.Incluir o cadastro de pessoa física para o Vendedor -- Veja item do help: Cadastro de Pessoas.

2.Incluir o Vendedor no cadastro de vendedores associando-o à pessoa física incluída anteriormente -- Opção no menu: Principal / Compras / Pessoa - Vendedor (Aplicação: representante).

Vincularvendedorfornecedor1.png

3.Incluir o Vendedor no cadastro de vendedores do fornecedor -- Opção no menu: Principal / Compras / Fornecedor x Vendedor (Aplicação: fornecedorXRepresentante).

Vincularvendedorfornecedor2.png

Informações relevantes:

•O Vendedor vinculado ao Fornecedor é automaticamente associado ao Pedido de Compras.

•Para que o e-mail, com o Pedido de Compras anexado, seja enviado é imprescindível que o Fornecedor possua pelo menos um Vendedor -- com e-mail informado no cadastro de Pessoa Física -- associado.

Produto - Consulta

Pesquisa de Produto

1)  Acione o botão Administracaoprod3.png 'Pesquisar' para entrar no modo de pesquisa (Esse modo é automaticamente adotado na abertura da aplicação). Informe o(s) parâmetro(s) desejado(s) para encontrar o item e clique na opção 'Confirmar'.

Administracaoprod4.png

2) Uma vez localizado, o produto é exibido no grid. Para detalhar clique na linha e escolha a opção 'Editar' na barra de ferramentas.

Administracaoprod5.png

3) Altere o campo desejado e acione 'Confirmar' para efetivar a ação. Recorra ao help de contexto (Veja item: Utilizando o Help de contexto) para se inteirar sobre os campos que compõem a tela.

Administracaoprod6.pngCadastros necessários para o cadastro de produto.

Cadastro - Fornecedor

Antes de vincular o cadastro de pessoa com a tabela fornecedor, é necessário realizar o cadastro da pessoa fornecedor, clique aqui para mais detalhes.

Após realizar o cadastro do fornecedor, siga para o menu *Compras* e acesse a aplicação *Pessoa - Fornecedor*.

Print PFor.png

Clique no botão Consultapedidocompra2.png, no campo *Pessoa* localize o cadastro do fornecedor previamente realizado.

Clique no botão Cadastroservico2.png para confirmar o vínculo do cadastro de pessoa a tabela de fornecedor.

Cadastro - Fabricante

Realize o cadastro de pessoa para o fabricante para assim poder relacionar o cadastro a tabela Fabricante, qualquer dúvida sobre Cadastro Pessoa clique aqui.

Vá para o menu *Compras* e acesse a aplicação *Pessoa - Fabricante*.

Print PFab.png

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png e selecione no campo *Pessoa* o cadastro do Fabricante realizado.

Após a localizar o cadastro clique em Cadastroservico2.png para concluir o vínculo entre Cadastro Pessoa X Fabricante.

Cadastro - Classificação de Produto

Durante o processo de cadastro de produto, é necessário vincular o produto a ser cadastrado com uma ou mais classificações, para assim enquadrar o produto em relatórios e facilitar a consulta ao item.

É importante entender que as classificações podem ter níveis, no print abaixo por exemplo, o produto Fogão Consul 4 Bocas possui classificação em três níveis sendo:

Print Class.Prod.Exemplo.png

O primeiro nível Eletrodomésticos

O segundo nível Fogão

O terceiro nível Fogão Elétrico

Dessa forma se um vendedor quiser procurar por classificação produto somente fogões elétricos, ele receberá uma pesquisa mais específica, mas se ele quiser pesquisar pela classificação fogão, o produto também será enquadrado.

Para cadastrar as classificações de produto, acesse o menu *Compras* e em seguida a aplicação *Classificação Produto*:

Print Class Prod.png

Se você está cadastrando uma classificação de primeiro nível, preencha o campo *Descrição Breve*, preencher o campo Descrição Longa é opcional.

Caso esteja cadastrando uma classificação de segundo nível, preencha o campo *Descrição Breve* e no campo *Classif. Prod. Pai* procure a classificação de primeiro nível que deseja relacionar, após selecionar o campo ficará dessa forma:

Print Class.Prod 02.png

O Processo de cadastro para os demais níveis segue a mesma regra, durante a seleção no campo *Classif. Prod. Pai*, será necessário selecionar as classificações de níveis anteriores primeiro uma a uma, siga o exemplo do cadastro acima.

Cadastro - Marca

Ao cadastrar um produto é necessário informar a Marca, para realizarmos o cadastro de uma siga para o menu Compras, acesse o menu Parametrização e entre na aplicação Marca.

Print Marca.png

Clique em Consultapedidocompra2.png e preencha os campos Descrição Breve e Descrição Longa, logo após o preenchimento pressione o botão Cadastroservico2.png.

Cadastro - Unidade Venda

Para compor o cadastro de um produto, é necessário informar o campo Unidade Venda, por padrão o sistema já vem com algumas unidades, por exemplo UN(Unidade).

Caso precise cadastrar uma nova Unidade Venda, acesse o menu Compras, Parametrização e siga para a aplicação Unidade.

Print Unidade Venda.png

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png.

É necessário preencher somente os campos em amarelo.

Atente-se ao campo Fracionada, se estiver marcado como SIM, o sistema permitirá venda de "meio produto" logo a má parametrização desse campo pode causar transtornos.

Após preencher os campos clique no botão Cadastroservico2.png.

Produto

Cadastro de Produto

Imagem1.png

Clicando no botão Consultapedidocompra2.png acessaremos a tela de novo produto onde iremos preencher as informações necessárias:

Cadastroproduto123.png

Manterhelpativo.png

Na aba inicial (Produto) é necessário preencher somente os campos marcados em amarelo, porém alguns campos como Cod. Prod. Fabricante por exemplo é benéfico preencher para uma melhor organização dos produtos.

Todos os campos dessa aba possuem um help de contexto que ajudará no melhor entendimento de cada campo caso haja alguma dúvida.

Importante: Devemos nos atentar ao campo Status Produto, pois, sempre que formos cadastrar um novo produto o mesmo deve inicialmente ser colocado no Status de Novo. Posteriormente, após cadastrado todos os campos/abas e salvar, o encarregado de aprovar os produtos poderá alterar o status do produto para o desejado.

Após o preenchimento pressione o botãoCadastroservico2.pngpara salvar o produto e prossiga para a aba "Caract."

Caract.png

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar uma característica. Você pode cadastrar quantas características desejar.

Você precisa preencher somente os campos em amarelo, nesta aba é possível adicionar no campo "URL" um link que pode levar ao site do fabricante mostrando a fonte de algum dado técnico por exemplo.

Terminando de preencher os campos pressione o botãoCadastroservico2.png e vá para a aba "Cód. Barra".

Cod Barra.png

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar um ou mais códigos de barra .

É possível cadastrar mais de um código de barras por produto, mas sempre tem que haver um código marcado como principal no campo "Principal".

Preenchendo todos os campos corretamente pressione o botãoCadastroservico2.pnge siga para a aba "Estoque".

Estoque.png

Esta aba não é obrigatória para concluir o cadastro de um produto, porém ela é usada para manter o controle sobre a quantidade de estoque de cada produto para o setor de Compras da empresa.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar as configurações de estoque .

A seguir temos a aba "Imagem".

Imagem.png

Esta aba é usada para adicionar fotos do produto, ela também não é obrigatória, mas é altamente recomendado utilizá-la,

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar uma ou mais imagens.

Prosseguiremos para a aba "Volume".

Volume.png

Agora serão definidas as dimensões do produto. Esta aba também não é necessária para o cadastro do produto, porém tais características ajudam no setor de WMS e logística da empresa, por isso é altamente recomendado preencher os campos.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar as dimensões do produto.

Podemos prosseguir para a aba "Armazenagem".

Armazenagem.png

A aba "Armazenagem" também é opcional, mas complementa a aba volume, colaborando para os setores de WMS, estoque e logística da empresa.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar as configurações de armazenagem.

Prossiga para a aba "Imposto".

Imposto.png

Em "Imposto" não é possível editar ou adicionar conteúdo, ela só funciona quando é configurado o preço na aba "Preço". Após configurar o preço, retorne para verificar se os impostos estão configurados corretamente, caso haja algum erro, contate a administração do sistema.

Siga para a aba "Classificação".

Classificacao.png

Esta aba é obrigatória para o cadastro do produto e importante para a filtragem na hora de consultar um produto ou criar uma promoção.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar uma classificação ao produto.

Após a configuração desta aba, prossiga para a aba "Fornecedor".

Fornecedor.png

Nesta aba, escolha o fornecedor ou fornecedores do produto. O fornecedor já deve estar pré-cadastrado.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar um ou mais fornecedores ao produto.

Prossiga agora para a aba "Grupo".

Grupo.png

A aba "Grupo" tem a funcionalidade de agrupar produtos e com estes grupos criar promoções, definir metas e facilitar a consulta de relatórios de venda sob determinado grupo.

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar o produto a um grupo de produtos.

Após a conclusão, pressione o botãoCadastroservico2.pnge prossiga para a aba "Preço".

Preco.png

Pressione o botão Consultapedidocompra2.png para adicionar o preço do produto.

Após pressionar o botão, depararemos com a seguinte tela:

Preco 02.png

É necessário preencher os campos: "Preço Fornecedor", "Preço Compra", "Custo", "Custo Entrada", "Custo Contábil", "Custo Bruto" e "Custo Líquido".

Após preencher os campos informados acima, prossiga para a área preços, você pode escolher informar os campos "Marg. Min. Líquida:", "Margem Líquida:", "Marg. Min. Bruta" e "Margem Bruta", marcar a opção "Calcula preço" e pressionar o botão "Calcular" ou informar os campos: "", "", marcar a opção "Calcula Margem" e pressionar o botão "Calcular".

Pronto! agora pressione o botãoCadastroservico2.pnge aguarde até o encarregado aprovar e mudar o status do item para ativo.

Entrada de produto via nota fiscal no formato XML

Para realizar a entrada de uma nota fiscal no formato XML seguiremos para o menu "Compras" e depois para a aplicação "Nota Compra - Entrada".

Você irá encontrar a seguinte tela:

Nota Entrada.png

Selecione o(s) tipo(s) de associação que será(ão) utilizado(s) para vincular o item da nota ao produto cadastrado no sistema. É necessário que exista pelo menos um tipo de associação previamente cadastrada para o produto -- Produto x Código de Barras ou Produto x Fornecedor(código utilizado pelo fornecedor).

Importante: Uma entrada feita via associação por código de barras e que a nota possua o código do fornecedor, o sistema alimentará a tabela Produto x Fornecedor, automaticamente, e vice-versa.

Após a seleção dos filtros, pressione Lupinha.png no campo "Arquivo", selecione a nota fiscal que deseja realizar a entrada e pressione o botão "Importar NF-e".

Você se deparará com a tela a seguir.

NF-e Entrada0.png

Quando visualizar essa tela, prossiga para o campo "Tipo Nota" e informe o tipo de nota fiscal de entrada, quando informado alguns campos ficarão disponíveis para preenchimento, é importante preenchê-los atentamente.

Lembre-se de relacionar no campo "Pedido Compra:" o pedido de compra referente a nota fiscal de entrada. Os tipos de pedido de compras podem ser configurados, para saber mais clique aqui.

Feitos os preenchimentos, clique no botão "Verificar Pendências" na barra inferior do ERP RS. Assim que pressionado o sistema informará as divergências da nota com o procedimento escolhido de duas maneiras:

Botao de Advertencia.png A advertência refere-se a alguma divergência considerada "dispensável" para o andamento do processo por isso é possível prosseguir com a entrada da nota fiscal eletrônica, porém é recomendado resolver todos os problemas apontados pelo sistema.

Botao de Erro.png O erro impede a entrada da nota fiscal eletrônica, pois há alguma divergência considerada "grave".

Só será liberado o próximo passo caso todos os ERROS sejam resolvidos, por isso pressione o botão "Verificar Pendências" para descobrir os erros e resolve-los.

Observação: Você pode pressionar o botão "Verificar Pendências" quantas vezes precisar!

Após o procedimento de verificação ser realizado, clique no botão "Salvar" na barra inferior do ERP RS.

Executando os passos anteriores corretamente, o próximo passo consiste em cadastrar e validar o pagamento da nota de entrada.

Menu Pagamento.png

Adeque a forma de pagamento, ela sempre virá com um pagamento configurado no pedido de compra/transferência, mas casos sejam várias parcelas será necessário informar os campos "Plano:"(quantidade de parcelas) e "Parcela".

Seguiremos então para o último passo, clique em confirmar entrega.

Menu Confirmar Entrega.png

Verifique se a quantidade de produtos que chegaram estão corretos, aponte a data em que foi feita a entrega no campo "Data Entrega" e clique no botão "Confirmar".

Se os passos foram realizados corretamente, a importação da nota fiscal foi feita com sucesso.

Suprimento

A aplicação "Suprimento" é voltada para transferência de vários produtos por vez, a partir de classificação de produto, fornecedor, status produto ou produto, e se configurado no cadastro do produto a quantidade minima e máxima de estoque, a aplicação já distribuirá, de acordo com o estoque disponível, a quantidade de produtos que serão transferidos. Somente o centro de distribuição da empresa pode programar uma transferência por essa aplicação.

Acesse a aplicação no menu "Compras" e pressione o botão Consultapedidocompra2.png para iniciar uma nova transferência.

Você verá a seguinte tela:

Suprimento 01.png

Manterhelpativo.png

Utilize o help de contexto para auxiliar no entendimento de cada campo.

Inicialmente, preencha os campos em amarelo. Siga para o campo "Filial Suprim.:" para escolher quais filiais receberão esta transferência. Vá para os filtros onde você escolherá quais produtos transferir e pressione "Incluir Itens".

Se tudo estiver certo, clique no botão "Fechar" para concluir o pedido. O usuário com privilégio poderá aprova-lo e com isso o ERP RS enviará ao setor de logística, na aplicação "Faturamento CD", onde serão configuradas rota e carregamento da transferência.

Transferência

A aplicação "Transferência" é utilizada para realizar manutenções no estoque. Nela é necessário adicionar produto por produto, informando manualmente as quantidades, e qualquer filial pode fazer uma transferência, necessitando da aprovação das filiais envolvidas. Vá para o menu "Compras" e acesse a aplicação.

Clique no botão Consultapedidocompra2.png para iniciar uma nova transferência.

Transferencia 01.png

Manterhelpativo.png

Utilize o help de contexto para auxiliar no entendimento de cada campo.

Preencha os campos marcados de cor amarela e prossiga para incluir os produtos que serão transferidos.

Assim que concluir os procedimentos acima clique em fechar para concluir o pedido, após a aprovação o pedido será encaminhado para o departamento de logística da empresa,